En gjennomsnittlig som utelukker nullverdier Veronica vet hvordan man bruker AVERAGE-funksjonen til å bestemme gjennomsnittet av en rekke verdier. Hun vil gjerne ha gjennomsnittet bestemt på grunnlag av ikke-nullverdiene i området. Arbeidsarkfunksjonen som passer best til dette formålet er å bruke AVERAGEIF. Du kan bruke den på denne måten: Denne funksjonen inneholder bare i gjennomsnitt de cellene som inneholder verdier som er større enn null. Hvis du også vil ekskludere tomme celler, bør du bruke AVERAGEIFS-funksjonen. Denne funksjonen er forskjellig fra AVERAGEIF ved at den lar deg angi flere kriterier som angir hvilke celler som skal gjennomsnittlig. Selvfølgelig, hvis du vil nærme deg problemet med gammel skole (uten å bruke AVERAGEIF eller AVERAGEIFS), er det flere måter du kan fortsette. Den første er å huske hvordan et gjennomsnitt beregnes. Det er definert som summen av en rekke verdier dividert med antall elementer i intervallet. Dermed kan du finne utelukkende gjennomsnitt ved bare å sørge for at nevneren (tallet du deler med) ikke inneholder nullverdier. For eksempel: Denne tilnærmingen bruker COUNTIF-funksjonen til å bestemme antall celler i området (A1: A50) som ikke inneholder null. Hvis dette området ikke bare inneholder nuller, men også tomme celler, og du ikke vil at de tomme cellene er funnet i resultatet, må du bruke en mer kompleks formel: COUNTIF-funksjonen teller celler som ikke eksplisitt evaluerer til 0, men det vil telle tomt og tekstceller. COUNTBLANK-termen justerer for de tomme cellene, og forskjellen mellom COUNTA og COUNT justerer totaltellingen for celler som inneholder tekst. Selvfølgelig kan du også bruke en matriseformel for å gjøre beregningen din: Husk at matriseformler må oppgis ved å bruke kombinasjonen CtrlShiftEnter. Denne arrayformelen utelukker også emner eller celler som inneholder tekst. Alt i alt er det lettere å bruke AVERAGEIF - eller AVERAGEIFS-funksjonene. Når vil du ikke bruke dem Når du må dele arbeidsboken din med brukere av Excel-versjoner før Excel 2007. (Dette er når funksjonene ble lagt til i Excel.) Legg til, endre, finn eller slett betingede formater Lær mer om betinget formatering Betinget formatering hjelper deg visuelt å svare på bestemte spørsmål om dataene dine. Du kan bruke betinget formatering til et celleområde, en Microsoft Excel-tabell eller en PivotTable-rapport. Det er viktige forskjeller å forstå når du bruker betinget formatering på en PivotTable-rapport. Fordelene ved betinget formatering Når du analyserer data, spør du ofte spørsmål, for eksempel: Hvor er unntakene i et sammendrag av overskudd de siste fem årene? Hva er trendene i en markedsundersøkelse de siste to årene som har solgt mer enn 50 000 dollar i måneden Hva er den totale aldersfordelingen av ansatte Hvilke produkter har mer enn 10 inntektsøkninger fra år til år Hvem er de høyest og lavest utførte elevene i freshman-klassen Betinget formatering bidrar til å svare på disse spørsmålene ved å gjøre det enkelt å markere interessante celler eller celler, understreke uvanlige verdier og visualisere data ved hjelp av databar, fargeskal og ikonsett. Et betinget format endrer utseendet til et celleområde basert på forhold (eller kriterier). Hvis tilstanden er sant, er celleområdet formatert basert på den tilstanden hvis betinget er feil, cellens rekkevidde er ikke formatert basert på den tilstanden. Du kan sortere og filtrere etter format, inkludert cellefarge og skriftfarge, enten du har manuelt eller betinget formatert cellene. Merk: Når du oppretter et betinget format, kan du bare referere til andre celler på samme regneark eller, i enkelte tilfeller, celler på regneark i samme åpne arbeidsbok. Du kan ikke bruke betinget formatering på eksterne referanser til en annen arbeidsbok. Betinget formatering for en PivotTable-rapport Betinget formatering i en PivotTable-rapport er forskjellig fra betinget formatering i et celleområde eller et Excel-tabell på flere måter: Hvis du endrer oppsettet til PivotTable-rapporten ved å filtrere, skjule nivåer, kollapse og utvide nivåer, eller Når et felt flyttes, opprettholdes det betingede formatet så lenge feltene i de underliggende dataene ikke fjernes. Omfanget av det betingede formatet for felt i Verdier-området kan være basert på datahierarkiet og bestemmes av alle synlige barn (det neste lavere nivået i et hierarki) av en forelder (det neste høyere nivået i et hierarki) på rader for en eller flere kolonner, eller kolonner for en eller flere rader. Merk: I datahierarkiet arver ikke barn betinget formatering fra foreldrene, og foreldrene arver ikke betinget formatering fra barna. Det finnes tre metoder for å scoping det betingede formatet av felt i Verdier-området: ved valg, etter tilsvarende felt og etter feltfelt. Standardmetoden for scoping-felt i Verdier-området er ved valg. Du kan endre scopingmetoden til det tilsvarende felt - eller verdifeltet ved hjelp av Bruk formateringsregel til alternativknappen, dialogboksen Ny formateringsregel eller dialogboksen Rediger formateringsregel. De tre metoder for scoping (Home tab, Styles group, Conditional Formatting-kommandoen) gir deg større fleksibilitet avhengig av dine behov: Omfang ved utvalg Bruk denne metoden hvis du vil velge: Et sammenhengende sett med felt i Verdier-området, for eksempel alle av produkttotalene for en region. Et utilsiktet sett med felt i Verdier-området, for eksempel produkttotal for forskjellige regioner på tvers av nivåer i datahierarkiet. Omfang etter verdifelt Bruk denne metoden hvis du vil: Unngå å gjøre mange utilsiktede valg. Formatere et sett med felter i Verdier-området for alle nivåer i datahierarkiet. Inkluder subtotaler og grand totaler. Omfang ved tilsvarende felt Bruk denne metoden hvis du vil: Unngå å gjøre mange utilsiktede valg. Formatere et sett med felter i Verdier-området for et nivå i datahierarkiet. Når du formaterer felt i feltet Verdier for topp, bunn, over gjennomsnitt eller under gjennomsnittlige verdier, er regelen basert på alle synlige verdier som standard. Når du imidlertid bruker omfanget av tilsvarende felt, i stedet for ved å bruke alle synlige verdier, kan du valgfritt bruke betinget format for hver kombinasjon av: En kolonne og dens overordnede radfelt. En rad og dens parentes-kolonnefelt. Betinget formatering på tvers av regneark Du kan bruke betinget formatering på celler som refereres til i et annet regneark i samme arbeidsbok. Denne muligheten er ikke tilgjengelig mellom arbeidsbøker. Formater alle celler ved å bruke en tofargeskala. Fargeskalaer er visuelle guider som hjelper deg med å forstå datafordeling og variasjon. En tofargeskala hjelper deg å sammenligne en rekke celler ved å bruke en gradasjon av to farger. Fargenes skygge representerer høyere eller lavere verdier. For eksempel, i grønn og rød fargeskala, kan du angi at høyere verdi celler har en mer grønn farge og lavere verdi celler har en mer rød farge. Hvis en eller flere celler i området inneholder en formel som returnerer en feil, brukes ikke betinget formatering til hele spekteret. For å sikre at betinget formatering brukes på hele spekteret, bruk en IS eller IFERROR-funksjon for å returnere en annen verdi enn en feilverdi. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Fargeskalaer. Velg en tofargeskala. Hold musepekeren over ikonene for fargeskala for å se hvilket ikon er en tofargeskala. Toppfarge representerer høyere verdier, og den nederste farge representerer lavere verdier. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av knappen Formateringsalternativer som vises ved siden av et PivotTable-felt som har betinget formatering som brukes. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. Dialogboksen Ny formateringsregel vises. For å endre et betinget format, gjør følgende: Pass på at riktig regneark, tabell eller PivotTable-rapport er valgt i Vis formatering regler for listeboksen. Endre rekkevidden av celler ved å klikke på Skjul dialog i feltet Gjelder for å midlertidig skjule dialogboksen, ved å velge det nye spekteret av celler på regnearket og deretter velge Utvid dialog. Velg regelen, og klikk deretter Rediger regel. Dialogboksen Rediger formateringsregel vises. Under Bruk regel til. for å endre omfanget av felt i feltet Verdier av en PivotTable-rapport ved å: Valg, klikk Valgte celler. Alle celler for en verdi-etikett, klikk Alle celler som viser ltValue labelgt-verdier. Alle celler for en verdi-etikett, unntatt subtotaler og totalverdien, klikker Alle celler som viser ltValue labelgt-verdier for ltRow Labelgt. Under Velg en regeltype. klikk på Formater alle celler basert på verdiene sine (standard). Under Rediger regelbeskrivelsen. Velg 2-fargeskal i listen Formatformat. For å velge en type i Type-boksen for Minimum og Maksimum. gjør ett av følgende: Formater laveste og høyeste verdier Velg Laveste verdi og høyeste verdi. I dette tilfellet angir du ikke en minimums - og maksimumsverdi. Formater en tall-, dato - eller tidsverdi Velg nummer. og skriv deretter inn en minimums - og maksimumsverdi. Formater en prosentandel Velg Prosent. og skriv deretter inn en minimums - og maksimumsverdi. Gyldige verdier er fra 0 (null) til 100. Ikke skriv inn et prosent tegn. Bruk en prosentandel når du vil visualisere alle verdier proporsjonalt fordi fordelingen av verdier er proporsjonal. Formater en prosentil Velg persentil og skriv deretter inn en Minimum og Maksimum verdi. Gyldige prosentiler er fra 0 (null) til 100. Bruk en prosentil når du vil visualisere en gruppe høye verdier (for eksempel topp 20 prosent) i en fargekvalitetandel og lave verdier (som den nederste 20. prosentilen) i en annen farge karakterandel, fordi de representerer ekstreme verdier som kan skjelne visualiseringen av dataene dine. Formater et formelresultat Velg Formel. og skriv deretter inn verdier for Minimum og Maximum. Formelen må returnere en tall-, dato - eller tidsverdi. Start formelen med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. Kontroller at minimumsverdien er mindre enn maksimumsverdien. Du kan velge en annen type for Minimum og Maksimum. For eksempel kan du velge et tall for Minimum en prosentandel for Maksimum. Hvis du vil velge en Minimum og Maksimal fargeskala, klikker du Farge for hver og velger deretter en farge. Hvis du vil velge flere farger eller opprette en egendefinert farge, klikker du på flere farger. Fargeskalaen du velger, vises i Forhåndsvisning-boksen. Formater alle celler ved hjelp av en trefargeskala Fargeskal er visuelle guider som hjelper deg med å forstå datadistribusjon og variasjon. En trefargeskala hjelper deg å sammenligne en rekke celler ved å bruke en gradasjon på tre farger. Fargenes skygge representerer høyere, mellom eller lavere verdier. For eksempel, i en grønn, gul og rød fargeskala, kan du angi at høyere verdi celler har en grønn farge, mellomverdiene celler har en gul farge, og lavere verdi celler har en rød farge. Hvis en eller flere celler i området inneholder en formel som returnerer en feil, brukes ikke betinget formatering til hele spekteret. For å sikre at betinget formatering brukes på hele spekteret, bruk en IS - eller IFERROR-funksjon for å returnere en verdi du angir (for eksempel 0 eller NA) i stedet for en feilverdi. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Fargeskalaer. Velg en trefargeskala. Toppfarge representerer høyere verdier, midtfarge representerer mellomverdier, og bunnfarge representerer lavere verdier. Flytt over ikonene for fargeskala for å se hvilket ikon er en trefargeskala. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av knappen Formateringsalternativer som vises ved siden av et PivotTable-felt som har betinget formatering påført. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable rapportere. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. Dialogboksen Ny formateringsregel vises. For å endre et betinget format, gjør følgende: Pass på at riktig regneark, tabell eller PivotTable-rapport er valgt i Vis formatering regler for listeboksen. Endre rekkevidden av celler ved å klikke på Skjul dialog i feltet Gjelder for å midlertidig skjule dialogboksen, ved å velge det nye spekteret av celler på regnearket og deretter velge Utvid dialog. Velg regelen, og klikk deretter Rediger regel. Dialogboksen Rediger formateringsregel vises. Under Bruk regel til. for å endre omfanget av felt i feltet Verdier av en PivotTable-rapport ved å: Valg, klikk bare på disse cellene. Tilsvarende felt, klikk på Alle ltvalue fieldgt-celler med de samme feltene. Verdifelt, klikk Alle ltvalue fieldgt-celler. Under Velg en regeltype. klikk på Format alle celler basert på verdiene sine. Under Rediger regelbeskrivelsen. Velg 3-fargeskal i listen Formatformat. Velg en type for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. Gjør ett av følgende: Formater laveste og høyeste verdier Velg et midtpunkt. I dette tilfellet angir du ikke Laveste og Høyeste verdi. Formater en tall-, dato - eller tidsverdi Velg nummer. og skriv deretter inn en verdi for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. Formater en prosentandel Velg Prosent. og skriv deretter inn en verdi for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. Gyldige verdier er fra 0 (null) til 100. Ikke skriv inn et prosent () tegn. Bruk en prosentandel når du vil visualisere alle verdier proporsjonalt, fordi bruk av en prosentandel sikrer at fordelingen av verdier er proporsjonal. Formater en prosentil Velg persentil og skriv deretter inn en verdi for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. Gyldige prosentiler er fra 0 (null) til 100. Bruk en prosentil når du vil visualisere en gruppe høye verdier (som topp 20 prosent) i en fargekvalitetandel og lave verdier (som den nederste 20. prosentilen) i en annen fargekvalitetandel, fordi de representerer ekstreme verdier som kan skjelne visualiseringen av dataene dine. Formater et formelresultat Velg Formel. og skriv deretter inn en verdi for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. Formelen må returnere en tall-, dato - eller tidsverdi. Start formelen med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. Du kan angi minimum, midtpunkt og maksimumsverdier for cellens rekkevidde. Kontroller at verdien i Minimum er mindre enn verdien i Midpoint. som igjen er mindre enn verdien i Maksimum. Du kan velge en annen type for Minimum. Midtpunkt. og maksimum. For eksempel kan du velge et minimumsnummer, midpoint percentile og maksimalt prosent. I mange tilfeller fungerer standard Midpoint-verdien på 50 prosent best, men du kan justere dette for å passe til unike krav. Å velge et minimum. Midtpunkt. og Maksimal fargeskala, klikk Farge for hver, og velg deretter en farge. Hvis du vil velge flere farger eller opprette en egendefinert farge, klikker du på flere farger. Fargeskalaen du velger, vises i Forhåndsvisning-boksen. Formater alle celler ved å bruke dataarkene En datafelt hjelper deg med å se verdien av en celle i forhold til andre celler. Lengden på datafeltet representerer verdien i cellen. En lengre linje representerer en høyere verdi, og en kortere linje representerer en lavere verdi. Datavinduer er nyttige for å spotte høyere og lavere tall, spesielt med store mengder data, for eksempel toppsalg og bunnsalgsleker i en ferie salgsrapport. Tips: Hvis en eller flere celler i området inneholder en formel som returnerer en feil, brukes ikke betinget formatering til hele spekteret. For å sikre at betinget formatering brukes på hele spekteret, bruk en IS - eller IFERROR-funksjon for å returnere en verdi (for eksempel 0 eller NA) i stedet for en feilverdi. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på kategorien Hjem, i stilgruppen. klikk på Data Barer. og velg deretter et dataarkikon. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av Bruk formateringsregel til alternativknappen. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. Dialogboksen Ny formateringsregel vises. For å endre et betinget format, gjør følgende: Pass på at riktig regneark, tabell eller PivotTable-rapport er valgt i Vis formatering regler for listeboksen. Endre rekkevidden av celler ved å klikke på Skjul dialog i feltet Gjelder for å midlertidig skjule dialogboksen, ved å velge det nye spekteret av celler på regnearket og deretter velge Utvid dialog. Velg regelen, og klikk deretter Rediger regel. Dialogboksen Rediger formateringsregel vises. Under Bruk regel til. for å endre omfanget av felt i feltet Verdier av en PivotTable-rapport ved å: Valg, klikk bare på disse cellene. Tilsvarende felt, klikk på Alle ltvalue fieldgt-celler med de samme feltene. Verdifelt, klikk Alle ltvalue fieldgt-celler. Under Velg en regeltype. klikk på Format alle celler basert på verdiene sine. Under Rediger regelbeskrivelsen. Velg Datobjelke i listelisten Formatformat. Velg en Minimum og Maksimal Type. Gjør ett av følgende: Formater laveste og høyeste verdier Velg Laveste verdi og høyeste verdi. I dette tilfellet legger du ikke inn en verdi for Minimum og Maksimum. Formater en tall-, dato - eller tidsverdi Velg nummer. og skriv deretter inn en minimums - og maksimumsverdi. Formater en prosentandel Velg Prosent. og skriv deretter inn en verdi for Minimum og Maksimum. Gyldige verdier er fra 0 (null) til 100. Ikke skriv inn et prosent () tegn. Bruk en prosentandel når du vil visualisere alle verdier proporsjonalt, fordi bruk av en prosentandel sikrer at fordelingen av verdier er proporsjonal. Formater en prosentil Velg persentil og skriv deretter inn en verdi for Minimum og Maksimum. Gyldige prosentiler er fra 0 (null) til 100. Bruk en prosentil når du vil visualisere en gruppe høye verdier (for eksempel den øverste 20. prosentilen) i en datastørrelse og lave verdier (som den nederste 20. prosentilen) i en annen datafeltandel, fordi de representerer ekstreme verdier som kan skjelne visualiseringen av dataene dine. Formater et formelresultat Velg Formel. og skriv deretter inn en verdi for Minimum og Maksimum. Formelen må returnere en tall-, dato - eller tidsverdi. Start formelen med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. Kontroller at minimumsverdien er mindre enn maksimumsverdien. Du kan velge en annen type for Minimum og Maximum. For eksempel kan du velge et minimumsnummer og et maksimums prosent. For å velge en Minimum og Maksimal fargeskala, klikk Bar Farge. Hvis du vil velge flere farger eller opprette en egendefinert farge, klikker du på flere farger. Barfargen du velger, vises i Forhåndsvisning-boksen. Hvis du bare vil vise datafeltet og ikke verdien i cellen, velger du Bare vis bar. Hvis du vil bruke en solid ramme på dataarkene, velger du Solid Border i listen Border og velger en farge for grensen. For å velge mellom en solid bar og en gradiert bar, velg Solid Fill eller Gradient Fyll ut i fyll-listeboksen. Hvis du vil formatere negative streker, klikker du på Negativ verdi og akse, og deretter velger du alternativer for negativfelt og kantfargene i dialogboksen Negative verdi og akseinnstillinger. Du kan velge posisjonsinnstillinger og en farge for aksen. Når du er ferdig med å velge alternativer, klikker du OK. Du kan endre retningen for stolper ved å velge en innstilling i listelinjen Bar Direction. Dette er satt til Kontekst som standard, men du kan velge mellom en venstre til høyre og en høyre til venstre retning, avhengig av hvordan du vil presentere dataene dine. Formater alle celler ved hjelp av et ikonsett Bruk et ikon satt til å annotere og klassifisere data i tre til fem kategorier skilt med en grenseverdi. Hvert ikon representerer en rekke verdier. For eksempel i ikonet 3 piler symboliserer den grønne pilen høyere verdier, den gule sidelengs pilen representerer mellomverdier, og den nedre pilen representerer lavere verdier. Du kan velge å bare vise ikoner for celler som oppfyller en tilstand for eksempel, viser et advarselsikon for de cellene som faller under en kritisk verdi og ingen ikoner for de som overstiger den. For å gjøre dette skjuler du ikoner ved å velge Ingen cellikon fra rullegardinlisten ikon ved siden av ikonet når du er innstillingsbetingelser. Du kan også lage din egen kombinasjon av ikonsett, for eksempel et grønt symbolmarkeringsmerke, et gult trafikklys og et rødt flagg. Problem: Betinget formatering forekommer ikke for noen celle i området Hvis en eller flere celler i området inneholder en formel som returnerer en feil, brukes ikke betinget formatering til hele spekteret. For å sikre at betinget formatering brukes på hele spekteret, bruk en IS eller IFERROR-funksjon for å returnere en verdi (for eksempel 0 eller NA) i stedet en feilverdi. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på kategorien Hjem, i stilgruppen. klikk ikon sett. og velg deretter et ikonsett. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av Bruk formateringsregel til alternativknappen. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. Dialogboksen Ny formateringsregel vises. For å endre et betinget format, gjør følgende: Pass på at riktig regneark, tabell eller PivotTable-rapport er valgt i Vis formatering regler for listeboksen. Endre rekkevidden av celler ved å klikke på Skjul dialog i feltet Gjelder for å midlertidig skjule dialogboksen, ved å velge det nye spekteret av celler på regnearket og deretter velge Utvid dialog. Velg regelen, og klikk deretter Rediger regel. Dialogboksen Rediger formateringsregel vises. Under Bruk regel til. for å endre omfanget av felt i feltet Verdier av en PivotTable-rapport ved å: Valg, klikk bare på disse cellene. Tilsvarende felt, klikk på Alle ltvalue fieldgt-celler med de samme feltene. Verdifelt, klikk Alle ltvalue fieldgt-celler. Under Velg en regeltype. klikk på Format alle celler basert på verdiene sine. Under Rediger regelbeskrivelsen. Velg ikonsett i listen Formatformat. Velg et ikonsett. Standardinnstillingen er 3 trafikklys (unrimmed). Antall ikoner og standard sammenligningsoperatører og terskelverdier for hvert ikon kan variere for hvert ikonsett. Hvis du vil, kan du justere sammenligningsoperatørene og terskelverdiene. Standardverdien av verdier for hvert ikon er lik i størrelse, men du kan justere disse for å passe dine unike krav. Kontroller at terskelene er i en logisk sekvens med høyest til laveste fra topp til bunn. Gjør ett av følgende: Formater et nummer, dato eller klokkeslett Velg nummer. Formater en prosentandel Velg Prosent. Gyldige verdier er fra 0 (null) til 100. Ikke skriv inn et prosent () tegn. Bruk en prosentandel når du vil visualisere alle verdier proporsjonalt, fordi bruk av en prosentandel sikrer at fordelingen av verdier er proporsjonal. Formater en prosentil Velg Percentil. Gyldige prosentiler er fra 0 (null) til 100. Bruk en prosentil når du vil visualisere en gruppe høye verdier (for eksempel topp 20 prosent) ved hjelp av et bestemt ikon og lave verdier (for eksempel den nederste 20. prosentilen) ved hjelp av et annet ikon , fordi de representerer ekstreme verdier som kan skjelne visualiseringen av dataene dine. Formater et formelresultat Velg Formel. og skriv deretter inn en formel i hver Verdi-boks. Formelen må returnere en tall-, dato - eller tidsverdi. Start formelen med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. For å gjøre det første ikonet representere lavere verdier, og det siste ikonet representerer høyere verdier, velg Omvendt ikonbestilling. Hvis du bare vil vise ikonet og ikke verdien i cellen, velger du Bare vis ikon. Du må kanskje justere kolonnebredden for å imøtekomme ikonet. Det er tre størrelser på ikoner. Størrelsen på ikonet som vises, avhenger av skriftstørrelsen som brukes i den cellen. Formater bare celler som inneholder tekst-, nummer - eller dato - eller tidsverdier. For lettere å finne bestemte celler innenfor et rekke celler, kan du formatere de spesifikke cellene basert på en sammenligningsoperatør. For eksempel, i et arbeidsark som er sortert etter kategorier, kan du markere produktene med færre enn 10 elementer på side i gul. Eller i et detaljhandelsoversikt regneark kan du identifisere alle butikker med overskudd større enn 10, salgsvolum på mindre enn 100 000, og region som er like i Sørøst. Merk: Du kan ikke formatere felt i tilstanden Verdier av en PivotTable-rapport ved hjelp av tekst eller dato, bare etter nummer. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på kategorien Hjem, i stilgruppen. og klikk deretter Highlight Cells Rules. Velg kommandoen du vil ha, for eksempel Mellom. Likt til tekst som inneholder. eller en dato som oppstår. Skriv inn verdiene du vil bruke, og velg deretter et format. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av Bruk formateringsregel til alternativknappen. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. Dialogboksen Ny formateringsregel vises. For å endre et betinget format, gjør følgende: Pass på at riktig regneark, tabell eller PivotTable-rapport er valgt i Vis formatering regler for listeboksen. Endre rekkefølge av celler ved å klikke på Skjul dialog i feltet Gjelder for å midlertidig skjule dialogboksen, ved å velge det nye spekteret av celler på regnearket eller på andre regneark, og deretter ved å velge Utvid dialog. Velg regelen, og klikk deretter Rediger regel. Dialogboksen Rediger formateringsregel vises. Under Bruk regel til. for å endre omfanget av felt i feltet Verdier av en PivotTable-rapport ved å: Valg, klikk bare på disse cellene. Tilsvarende felt, klikk på Alle ltvalue fieldgt-celler med de samme feltene. Verdifelt, klikk Alle ltvalue fieldgt-celler. Under Velg en regeltype. Klikk på Formater bare celler som inneholder. Under Rediger regelbeskrivelsen. Gjør ett av følgende i formater kun Celler med listeboks: Formater etter nummer, dato eller klokkeslett Velg Celleverdi. velg en sammenligningsoperatør, og skriv deretter inn et nummer, dato eller klokkeslett. For eksempel, velg Mellom og skriv deretter inn 100 og 200. eller velg lik til og skriv deretter inn 112009. Du kan også skrive inn en formel som returnerer en tall-, dato - eller tidsverdi. Hvis du skriver inn en formel, starter du den med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. Formater etter tekst Velg bestemt tekst. velg en sammenligningsoperatør, og skriv deretter inn tekst. For eksempel, velg Inneholder og skriv inn Sølv. eller velg Start med og skriv deretter inn Tri. Sitater er inkludert i søkestrengen, og du kan bruke jokertegn. Maksimum lengde på en streng er 255 tegn. Du kan også skrive inn en formel som returnerer tekst. Hvis du skriver inn en formel, starter du den med et likestilt (). Ugyldige formler fører til at ingen formatering blir brukt. Det er en god ide å teste formelen for å sikre at den ikke returnerer en feilverdi. Format etter dato Velg datoer som oppstår. og velg deretter en dato sammenligning. Velg for eksempel i går eller neste uke. Formater celler med blanke eller ingen blanks Velg Blanks eller No Blanks. En tom verdi er en celle som inneholder ingen data og er forskjellig fra en celle som inneholder ett eller flere mellomrom (mellomrom anses som tekst). Formater celler med feil eller ingen feilverdier Velg feil eller ingen feil. Feilverdiene inkluderer:, VALUE. DIV0. NAVN. NA, REF. NUM. og NULL. For å spesifisere et format klikker du Format. Dialogboksen Formatceller vises. Velg tallet, skrift-, grense - eller fyllformatet du vil bruke når celleverdien oppfyller betingelsen, og klikk deretter OK. Du kan velge mer enn ett format. Formatene du velger, vises i Forhåndsvisning-boksen. Formater bare topp - eller bunnrangerte verdier Du kan finne de høyeste og laveste verdiene i en rekke celler som er basert på en cutoff-verdi du angir. For eksempel kan du finne de 5 beste salgs-produktene i en regional rapport, de 15 nederste produktene i en kundeundersøkelse, eller de 25 beste lønnene i en avdelingens personellanalyse. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på kategorien Hjem, i stilgruppen. og klikk deretter TopBottom Rules. Velg kommandoen du vil ha, for eksempel Topp 10 elementer eller Bunn 10. Skriv inn verdiene du vil bruke, og velg deretter et format. Du kan endre metoden for scoping for felt i Verdier-området i en PivotTable-rapport ved hjelp av Bruk formateringsregel til alternativknappen. Velg en eller flere celler i en rekkevidde, tabell eller PivotTable-rapport. Klikk på pilen ved siden av betinget formatering på fanen Hjem, i gruppen Stiler. og klikk deretter Administrer regler. Dialogboksen for betinget formateringsreguleringsbehandling vises. Gjør ett av følgende: Hvis du vil legge til et betinget format, klikker du på Ny regel. The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only top or bottom ranked values . Under Edit the Rule Description . in the Format values that rank in the list box, select Top or Bottom . Do one of the following: To specify a top or bottom number, enter a number and then clear the of the selected range check box. Valid values are 1 to 1000. To specify a top or bottom percentage, enter a number and then select the of the selected range check box. Valid values are 1 to 100. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditional format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . To specify a format, click Format . The Format Cells dialog box is displayed. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only values that are above or below average You can find values above or below an average or standard deviation in a range of cells. For example, you can find the above average performers in an annual performance review or you can locate manufactured materials that fall below two standard deviations in a quality rating. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click TopBottom Rules . Select the command that you want, such as Above Average or Below Average . Enter the values that you want to use, and then select a format. You can change the method of scoping for fields in the Values area of a PivotTable report by using the Apply formatting rule to option button. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only values that are above or below average . Under Edit the Rule Description . in the Format values that are list box, do one of the following: To format cells that are above or below the average for all of the cells in the range, select Above or Below . To format cells that are above or below one, two, or three standard deviations for all of the cells in the range, select a standard deviation. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditionally format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only unique or duplicate values Note: You cannot conditionally format fields in the Values area of a PivotTable report by unique or duplicate values. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Highlight Cells Rules . Select Duplicate Values . Enter the values that you want to use, and then select a format. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet or table is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Select a Rule Type . click Format only unique or duplicate values . Under Edit the Rule Description . in the Format all list box, select unique or duplicate . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Use a formula to determine which cells to format If your conditional formatting needs are more complex, you can use a logical formula to specify the formatting criteria. For example, you may want to compare values to a result returned by a function or evaluate data in cells outside the selected range, which can be in another worksheet in the same workbook. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet or other worksheets, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Selected cells . Corresponding field, click All cells showing ltValues fieldgt values . Value field, All cells showing ltValues fieldgt for ltRowgt . Under Select a Rule Type . click Use a formula to determine which cells to format . Under Edit the Rule Description . in the Format values where this formula is true list box, enter a formula. You must start the formula with an equal sign () and the formula must return a logical value of TRUE (1) or FALSE (0). Example 1: Use one conditional format with multiple criteria and cell references outside of the range of cells In this formula, one conditional format with multiple criteria applied to the range A1:A5 formats the cells green if the average value for all of the cells in the range is greater than the value in cell F1 and any cell in the range has a minimum value greater than or equal to the value in G1. Cells F1 and G1 are outside of the range of cells for which the conditional format is applied. The AND function combines multiple criteria, and the AVERAGE and MIN functions calculate the values. Green cell color Example 2: Shade every other row by using the MOD and ROW functions This formula shades every other row in the range of cells a blue cell color. The MOD function returns a remainder after a number (the first argument) is divided by divisor (the second argument). The ROW function returns the current row number. When you divide the current row number by 2, you always get either a 0 remainder for an even number or a 1 remainder for an odd number. Because 0 is FALSE and 1 is TRUE, every odd numbered row is formatted. Blue cell color Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. You can enter cell references in a formula by selecting cells directly on a worksheet or other worksheets. Selecting cells on the worksheet inserts absolute cell references. If you want Excel to adjust the references for each cell in the selected range, use relative cell references. Find cells that have conditional formats If your worksheet has one or more cells with a conditional format, you can quickly locate them so that you can copy, change, or delete the conditional formats. You can use the Go To Special command to either find only cells with a specific conditional format or find all cells with conditional formats. Find all cells that have a conditional format Click any cell without a conditional format. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Conditional Formatting . Find only cells with the same conditional format Click the cell that has the conditional format that you want to find. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Go To Special . Click Conditional formats . Click Same under Data validation . Clear conditional formats Do one of the following: On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules Click Entire Sheet . In a range of cells, table, or PivotTable Select the range of cells, table, or PivotTable for which you want to clear conditional formats. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules . Depending on what you have selected, click Selected Cells . This Table . or This PivotTable. How to Use Excel: The Top 10 Things to Learn Excel is one of the most powerful software tools in the world for collecting, analyzing, and summarizing data. But its incredible power comes at a cost: Excel is a massive program, and it can take beginners months or even years to master it. Many first-time Excel users dont take advantage of all of the programs functionality we often find new learners manually entering data when they could be using formulas and functions to speed up and expedite their work. With that in mind, weve compiled a list of the 10 most important places to start when youre learning how to use Excel. The goal of this guide is to familiarize you with Excels most useful functions mdash not to provide an in-depth overview of all of them. If you find yourself struggling to follow along, use the Further Reading section of each chapter for more detailed tutorials and additional examples. Without further ado: heres our beginners primer on how to use Excel mdash from worksheet basics to formulas and functions to Pivot Tables. Cell and workbook basics Before getting started with Excel, its important to learn the programs basic structure so that you can navigate it effectively. Each Excel file is called a workbook mdash we often use the terms workbook and file interchangably when talking about Excel. Like many other programs, Excel allows you to save, open, and close workbooks from the File menu, which is located in the top left corner of the screen in the Ribbon. the menu of options along the top of an Excel document. Pressing File leads us to the backstage view. an administrative area that gives us access to Excels most important workbook-handling functions: Save. Open. Skrive ut. and Close : Within each workbook, Excel contains multiple worksheets. which appear as tabs along the bottom of the screen. Worksheets are an easy way to contain multiple pages of data within one workbook in a logical manner. Generally, we place every individual calculation or table within its own worksheet to keep our data organized and easily accessible. Each worksheet contains a grid of rows. columns. and cells. Rows appear along the side of the sheet, and are labeled using numbers starting with 1. Columns appear along the top of the sheet, and are labeled using letters starting with A. At the intersection of every row and column lies a cell, which is referred to by its address. which is a combination of its row number and cell letter. For example, the cell C5 lies at the intersection of row 5 and column C . We can also refer to cells using ranges. which are series of contigous cells that lie next to each other. For example, the range between cells C3 and C6 can be selected all at once (see screenshot below). When we refer to a cell range, we put a colon (. ) between the first and last cells within that range. Below, weve highlighted the range C3:C6 : When you select a cell and start typing, you can insert data into that cell. Data comes in a variety of formats, including numbers, letters, and equations. Any individual cell can contain any of the following types of data accepted by Excel: Numbers . which are numerical values like 5 or 78.34. Numbers can be used as part of calculations like addition, subtraction, and multiplication. Strings . which are bits of text like Boston or SnackWorld. Strings can be manipulated in various ways, like finding pieces of text within them or chopping them in half. Datoer. which represent days in our standard calendar, like 5192019 . Cell references . which point Excel to other cells in your workbook, like C9. Well learn more about cell references further on in this tutorial. Functions . which are formulas that allow you to quickly and easily perform calculations that would be difficult to do by hand. These functions are often based on the contents of other cells within your workbook, and can output numbers, strings, or dates. And if you enter a function into Excel that doesnt make sense, itll give you an error. like NA. Whenever you see an error like this, it means that theres a problem with your function and you need to revise it. Those are the basics of workbooks and cells, but theres lots more to learn. Check out the more detailed articles below for further reading. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Sorting and filtering data One of the simplest and most immediately useful features of Excel is that it can sort and filter large sets of data incredibly quickly and easily. You can use this capability to alphabetize lists, order sales numbers by value, or screen lists down to a small subset of items based on criteria that you specify. Take, for example, the below list, which contains a number of rows representing items sold by customer: The above is a useful list, but it would be easier to read if we could sort by customer name to group all sales to the same customer together. To sort a list, position your cursor in the header cell of the column youd like to sort, head to the Data tab on the Ribbon, and click the Quick sort button. In the below example, weve selected cell C2 to tell Excel that we want to sort by Customer name. Note our results after we press the Quick Sort button, which is highlited in yellow on the ribbon of the page below: We can also sort data based on more advanced parameters by highlighting our entire data set and pressing the Sort button in the Data tab, highlighted in yellow below: Pressing this button will open the Sort dialogue. which allows us to specify a set of more complicated sorting criteria mdash including sorting by multiple fields in a specified order. In addition to sorting, we can also filter our data. Filtering means cutting down a large data set to a smaller subset of rows that satisfy certain specified criteria. To test filtering, well place our cursor within our data table, then head to the Data tab on the ribbon and hit the Filter option, highlighted in yellow below: Notice that after filtering our data, small dropdown arrows appear next to the headings of each of our columns. We can click these arrows to open up the Filter Dialogue. which allows us to filter our data set so that it shows only certain rows. Below, weve used the Filter Dialogue to select only rows for which the Month is equal to February . When we press the OK button, our data set will be trimmed down: now, only February rows are shown. The beauty of filtering is that no rows have actually been deleted our entire original data set is preserved. Weve just temporarily filtered out rows in which the Month is equal to anything other than February. Notice the blue row labels on the left-hand side of the screen mdash those indicate that our data has been filtered. Now that you know how to use basic sorting and filtering, check out our more in-depth articles below. Theyll show you how to perform advanced custom sorts and add multiple filters based on dates, values, and text. Further reading How formulas work Formulas are the backbone of most advanced calculations within Excel. Think of a formula as an equation mdash its a series of steps that lead to a final output. You can tell Excel that youre entering a formula in Excel by starting your input with the equals sign ( ). For example, try entering the following into a cell: Since Excel sees the sign at the beginning of the line, it realizes that its being given a formula to calculate. It then sees 54 and adds the two numbers together, outputting a final value of 9 . Formulas often contain more than just numbers and operators like the sign. They can also contain one or more functions. Think of a function as a machine that helps you quickly and easily make calculations that would be difficult to perform by hand. Each function is like a recipe: it takes in a list of ingredients, and the recipe spits out something totally new mdash and, in most cases, more useful than what you put in. Each function is made up of three parts: First, a function name. which describes what the function does mdash like the name of a recipe. Function names are built into Excel. For example, there is a SUM function that adds together a series of values, and a AVERAGE function that averages together multiple values. Well explore the various functions available to you throughout these tutorials. Second, arguments. which combine within the function to output something bigger mdash like the ingredients of a recipe. For example, if we wanted to take the AVERAGE of 4 and 6. the arguments to the function would be the numbers four and six. In a function, arguments are separated by commas within parentheses. Third, output. which is what comes out of the function when its finished calculating mdash like the final product of a cooked recipe. For example, if we took the AVERAGE of 4 and 6. the output would be 5 . Take a look at the examples of completed formulae below. Can you identify the function names, arguments, and output Within formulae, we can also nest functions. Nesting functions means using the output of one function as the argument for another. For example, if we wanted to AVERAGE the numbers 4 and 6 and add the resulting value to the number 10 using SUM. we could do so by nesting functions like so: Notice that weve included the AVERAGE function within the SUM function, effectively nesting the two functions together. Whenever Excel encounters nested functions like these, it evaluates them starting on the inside and working out. For the sake of simplicity, throughout these tutorials, well evaluate nested functions step-by-step just like Excel does to show you every stage of the process, like so: Nesting isnt just limited to two layers mdash you can nest as many functions within each other as youd like. Take a look at the following formula mdash which we havent broken down step-by-step mdash and see if you can figure out why it outputs what it does. You now know the basics of how to use formulas and nested functions in Excel. Check out the tutorials below for more detailed information Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Cell references Excel really starts to get insteresting when you start using cell references. Cell references are parts of a formula that connect to another cell or cell range within your worksheet. Take a look at the following formula, which contains the most basic type of cell reference: In this piece of code, were telling Excel to go to cell C4. evaluate it, and return whatever value it contains. Likewise, we could ask Excel to look at cell E6 and pull its value like so: Cell references are useful because they can be included within functions. This enables you to perform complex calculations based on sets of cells that would otherwise be difficult to perform manually. For example, take the following SUM function: This function will automatically SUM up all values in the entire range C3:C7 mdash in other words, cells C3. C4. C5. C6. and C7 . By default, cell references are relative. This means that they will change as we copy and paste them from cell to cell. Lets take a look at an example to clarify what this means. The following spreadsheet contains sales data for three product categories ( Cookies. Brownies. and Gummy Worms ), as well as a blank Total row. Weve inserted a SUM formula in the Total row to calculate total Cookies sales by summing cells C4:C6 : Our total is set for Cookies. but wed like to it to display for the other product categories as well. Lets copy the formula in cell C7 by pressing Ctrl C on Windows or 8984 C on a Mac. Then, well click and drag to select cells D7 and E7 and paste our formula using Ctrl V on Windows or 8984 V on a Mac. Notice what happens to the formula in cell D7 mdash it changes Our formula now references the cell range D4:D6 instead of C4:C6. This is the magic of relative cell references. As we copy and paste formulas from cell to cell, our references change to accomodate. Relative cell references are convenient, but there are some times during which we dont want our cell references to shift when we copy and paste. Consider the following sheet, in which weve created a static value in cell H4 to represent a tax amount taken off of our total sales: Our formula works in cell C8. but when we copy and paste it to the right, our relative cell references change and our formula breaks: Fortunately, theres a good solution to this problem: absolute cell references. Absolute cell references allow us to lock the row or column of a reference mdash or both mdash so that they do not change when we copy and paste from one cell to another. The symbol indicates an absolute cell reference. It can be used before the column letter, the row number, or both, and indicates that the given column letter or row number should not be changed when copying and pasting from cell to cell. Heres an updated version of our formula, with an absolute reference used to lock the column letter on the reference to our tax rate cell, H4 : Notice what happens when we copy and paste this formula to the right. Our H4 reference doesnt change, because the column letter is locked. Our formula now works for all cells into which were pasting it When working with absolute and relative cell references, its important to remember that you can use them on the row, column, or both. Heres a handy table to help understand what that symbol means when it appears: Both row and column will change as cell is copied and pasted. Remember, rows and columns in a cell range can also be locked. For example, the range A1:B8 will have its columns locked as it is copied and pasted. The range A1:B8 will lock its rows. Those are the basics of cell references mdash both relative and absolute. Check out the article below for more detailed information. Further reading Mathematical functions Now that weve covered the basics of Excel, its time to get into the programs more advanced features mdash starting with mathematical functions themselves. Excel has hundreds of functions available for use, and it would be impossible to cover all of them in this short tutorial. So, to start, well provide a brief overview of some of Excels most common mathematical functions. SUM is one of Excels simplest mdash and most-used mdash mathematical functions. It can take as many arguments as you want to give it, in the form of numbers, cell references, or cell ranges. Given these arguments as inputs, it outputs the SUM of all values provided mdash including each individual cell within a cell range. Heres a basic use of the SUM function, in which we add up a series of manually-entered numbers: Heres a slightly more complicated use of the SUM function, in which we add up a series of individual cells by specifying them as unique arguments to the function: And, finally, heres a better use of the SUM function, in which we use a cell range to add up the values in a series of contiguous cells: Check out our detailed SUM tutorial for even more details and information. The AVERAGE function works much like the SUM function: it takes as arguments a list of numbers or cell ranges. Unlike SUM it outputs the AVERAGE of the values provided. Heres a basic use of AVERAGE in action: And heres AVERAGE used with a cell range: The MAX function starts to get a little more complicated: given input arguments of numbers, cell references, or cell ranges, MAX finds the maximum individual value provided and outputs it. MAX is particularly useful when working with large quantities of data to determine high values within a set mdash like students highest score on a test or a daily high stock price. Take a look at the following formula, in which weve used MAX to find the maximum value within a series of individual numbers: Of course, like SUM and AVERAGE. MAX is most useful when applied to large ranges of cells. Consider the following example, in which a SnackWorld analyst uses MAX to find the highest dollar sales value out of a set of product categories for a given month: MAX has many applications, and as you get more and more comfortable with Excel, youre sure to find multiple uses for it within your spreadsheets. You can also use the closely-related MIN formula to find minimum values within a set. Check our our MAX and MIN tutorials for more. COUNT is another frequently-used function in Excel. Given a cell range or set of values, it counts the instances in which a number appears in the given range. Consider the following example: The above formula outputs 3. because there are three instances of numbers provided as arguments. A COUNT function provided with non-numerical inputs would not count them mdash it would only include the count of numbers provided as arguments: COUNT can also be used on a range of values like so: How is this useful in practice Use the COUNT function in your sheets to count data points, like number of test scores, number of items sold in a given period of time, and more. COUNT also has a sister function called COUNTA. which includes cells that contain text in its totals. Stop by our COUNT and COUNTA tutorial pages for more info. Further reading Lookup functions Now that weve got a handle on some of Excels basic mathematical functions, its time to move on to a more complicated class of tools: lookups. Lookup functions allow us to look up a given value on a table with multiple rows and columns dynamically. Thats quite a mouthful, so lets take a look at a real-world example to give you an idea what we mean. Take a look at the below spreadsheet, which lists SnackWorld unit sales and profit for various item categories in a given month. Lets say that a SnackWorld analyst wants to pull the Unit Sales number for the Lollipops category. She could just look it up on the table mdash but manually looking it up becomes infeasible if the table is too large mdash for example, if it contains hundreds or thousands of rows and columns. Its also time-consuming. What if we could create a tool in which we enter a category name, and the Unit Sales number for that category is automatically pulled from our input table We can accomplish the above using the VLOOKUP function. VLOOKUP takes a table and a lookup value as inputs, browses the given table for the lookup value in question, and finds whatever sits in a corresponding column number specified. Heres how it works: Given a set tablearray. VLOOKUP finds the given lookupvalue within that array, then moves over colindexnum columns to pull the corresponding data point. Take a look at the following use of VLOOKUP in action, in which we use the formula to pull the unit sales numbers for Lollipops : In the example above, we provide VLOOKUP with a lookup value, Lollipops. and a table to look in B2:D7. We also tell it that in the table specified, we want it to look 2 columns in for the data point, which corresponds to the Unit Sales column. When VLOOKUP finds the Lollipops value in our table B2:D7. it moves over 2 columns and pulls our unit sales number: 25,000,000. Weve just successfully created a simple lookup formula How is this useful in practice VLOOKUP can be used with cell references to create a dynamic data-pulling tool very quickly and easily. Take a look at the following example, in which weve used cells C9 and C10 to create dynamic input and output fields for a formula to pull profitability numbers: Notice that our VLOOKUP formula now references cell C9 instead of a hard-coded value like Lollipops. And when we change the text in C9 to another category name on our table, the formula in C10 automatically updates by pulling profitability numbers for the given category. Like magic, weve created a quick tool to pull data based on simple user inputs mdash all with one simple VLOOKUP formula Check out our in-depth VLOOKUP tutorial for more info on this powerful function. INDEX MATCH Once youve mastered VLOOKUP. its time to move on to an even more powerful lookup formula: INDEX MATCH. INDEX MATCH isnt actually a single function, but rather a combination of two separate Excel functions: INDEX and MATCH. We use it in place of VLOOKUP for almost all of our lookups, because it confers several important advantages: Counting isnt necessary. VLOOKUP forces you to count columns, providing it with a colindexnum to indicate which column to pull data from. INDEX MATCH allows you to skip this step, instead selecting the column in question directly. Inserting columns is easy. Since VLOOKUP uses a colindexnum for its lookup, inserting columns into your lookup table can often break your formulas. INDEX MATCH prevents these problems by eliminating the colindexnum argument. Backwards lookups are possible. INDEX MATCH allows you to look up values that are to the left of your item or category list, rather than only those that are to the right. Even more functionality. INDEX MATCH allows you to take advantage of a plethora of more advanced functionality mdash including both vertical and horizontal lookups two-dimensional lookups and lookups with more than one criteria. Covering how INDEX MATCH works is beyond the scope of this tutorial, but check out our complete guide to INDEX MATCH for more information and a full explanation. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Logical functions Logical functions are some of the most advanced formulas you can create in Excel. They allow us to tell Excel to choose one of various possible outputs depending on a condition that we specify. This functionality becomes incredibly useful when you want Excel to make decisions for you: for example, marking a test score as Passing if it is over 70 marking a salespersons quota as met if she has exceeded 20M in monthly sales or marking a stock as High-priority if its price drops below a certain limit. IF statements IF statements are the foundation of logical functions in Excel. IF statements look like this: When an IF statement runs, it first takes a look at the logicalexpression provided by the user. If the logicalexpression is a TRUE statement, the IF statement outputs valueiftrue otherwise, it outputs valueiffalse . Lets take a look at a very basic IF statement as a practical example: In the formula above, IF first evaluates its logicalexpression. 7lt3. Since this expression is FALSE. Excel ignores the valueiftrue argument and instead outputs the valueiffalse argument, Incorrect answer . Of course, the above example isnt particularly useful, because we dont need a complicated formula to tell us that 7 is not equal to 3. But IF becomes significantly more useful when we combine it with other functions mdash for example, SUM . In the following example, we use IF statements to dynamically provide output based on whether a salesperson met her sales quota for the first quarter of the year. The salespersons monthly sales are listed in a table we nest a SUM function inside an IF statement to total up the sales and compare it to a quota, which weve included in the formula via a cell reference. Lets break down whats happening in the above formula. First, our IF statement evaluates its logicalexpression. which asks whether the SUM of cells C3:C5 is greater than or equal to the value in cell F2. If it is, the sales quota is met and the formula outputs its valueiftrue. which is set as a cell reference to the text in cell F3. If not, the sales quota is not met and the formula outputs its valueiffalse. which is set as a cell reference to the text in cell F4. In this case, our sales quota is met, and the formula outputs a message of congratulations: Great job. But try lowering the values in cells C3:C5 so that their sum is below 20,000,000. Youll see that our message changes dynamically once our salesperson falls below quota. Those are the basics of IF statements, but you can do much more with them than just compare whether two values are equal to each other, or whether one is greater than the other. Check out the following list of logical operators in Excel for a full overview of how IF can be used to compare values or strings: Once youve got a handle on the IF statement, its time to move on to an even more useful Excel feature: SUMIF. This handy function allows us to take the SUM of every number in a range of values, provided that certain external criteria for those values are met. Lets take a look at a basic example of SUMIF in action to demonstrate. Consider the following spreadsheet, which lists SnackWorlds monthly sales by item type and product category. We already know how to use VLOOKUP and INDEX MATCH to dynamically pull the sales numbers for any individual Item. But what if we wanted to SUM up sales for every item within a given Category We can do this using the SUMIF function. Take a look at its syntax below: Given an input range of data points and a set criteria that we want those data points to fulfill, SUMIF will take the SUM of all numbers within a separately-provided sumrange. Heres a practical example of SUMIF used to solve our category problem above: In the above example, SUMIF takes a look at the range C3:C7 and evaluates each cell in that range based on its provided criteria. the value in the given cell is equal to the value in cell G4. Note the syntax weve used to tell Excel that we want to evaluate equality to cell G4. The sign, in quotes, the ampersand ( amp ), and then a reference to cell G4. This syntax might be confusing at first, but its just how SUMIF works note that we can replace that sign with any other logical operator, like lt or ltgt . After examining each cell in the range C3:C7. Excel adds the corresponding value in the range D3:D7 to a SUM total if and only if our criteria is true mdash in this case, if the Category is equal to the value in cell G4. Baked Goods. In this case, our final output is 11,000,000. because there were 11,000,000 total sales of Baked Goods in the data set provided. The best part about this formula is that its dynamic. Try changing the string in cell G4 from Baked Goods to Candy and watch as our category sales calculation automatically updates. The above may take a little time to digest, but walk through it a couple times and youll get a handle on how SUMIF works. If youre still having trouble, take a look at our in-depth SUMIF tutorial for more details and examples. Once youve mastered SUMIF. its also worth checking out our overview of SUMIFS. which is SUMIF s big brother. SUMIFS allows you to conditionally SUM values in a row based on multiple criteria rather than just a single criteria. Its also worth noting that SUM isnt the only function that has a conditional formula. COUNTIF works much the same way, but it COUNT s rows instead of SUM ming them. Further reading Creating charts Formulas and numbers arent all that Excel has to offer. In addition to displaying data numerically, its also excellent at displaying data visually using charts and graphs. In this section, well give you a brief overview of Excels charting capabilities, and show you how to generate graphs based off of your data. The most important first step to creating a chart is preparing your data. To generate a chart, youll need to create a data summary table that shows the exact data points that youd like to appear on your chart. Oftentimes, we create summary table for use with charts and graphs by leveraging the Excel functions we discussed above, including lookups, SUMIF. and COUNTIF. In the example below, weve consolidated a list of SnackWorld sales by category and month. Once your data is ready for charting, select your entire table by clicking and dragging your mouse, or using hotkeys ( Ctrl A using Windows or 8984 A on a Mac). Then, navigate to the Insert tab on the Ribbon, hit the Charts button, and select the type of chart you would like to create. In our example, well create a Clustered Column chart from our data. Our chart is created With just a few simple clicks, weve taken a data summary table and made it visually clear and accessible for our users. There are many different chart types available in Excel, so its important to think carefully about which visual will most clearly communicate your data. In the example below, weve used the same data to create a Stacked Column chart, which gives us a more useful look at total sales by month segmented by product category. Of course, the chart above is lacking some crucial details mdash for example, it doesnt have a title, so we have no idea what year our data comes from (or, for that matter, what companys sales data it represents). Once youve created your chart, ensure that your users have all the data they need by adding a title, axis labels, and other formatting, like a legend and data labels. All of these options are available when you select your chart and go to the Layout tab on the Ribbon: There are many complex charting options in Excel mdash including advanced features like manually-set axis labels, statistical analysis, and customized styling. Play around with the options in the Layout. Design. and Format tabs on the ribbon to familiarize yourself with the full range of Excels capabilities. Or, check out our in-depth article on charting for more information. Further reading Pivot Tables Once youve mastered Excels basic formulas mdash like SUM. SUMIF. IF statements, and VLOOKUP s mdash you should be able to perform some fairly complex analysis on your spreadsheets given enough time. But what if you need to perform calculations quickly and accurately under tight deadlines Oftentimes, writing formulas it too time-intensive and error-prone for real business applications, particularly when faced with time constraints. Fortunately, theres an easy alternative to complex formulas: Pivot Tables. Pivot Tables are a tool built into Excel that allows you to analyze large amounts of data quickly and accurately. Lets take a look at a Pivot Table in action to explain the concept. The spreadsheet below contains sales data for a number of SnackWorld orders in the first quarter of the year 2019. The data is in what we call flat file format. which means that it is broken down to its most granular level: each individual order is on its own line all relevant information (including the customer name, order date, quantity ordered, item, and total price) is broken out in each row and each column heading represents a distinct type of data (like Customer or Item ) rather than a data point (like January 2019 or February 2019 ). Making sure that our data is properly structured in flat file format is a critical first step in building a Pivot Table. For more information and specifics on flat file format, be sure to check out our article on how to make a Pivot Table . Once weve got our data in order, we can make our Pivot Table. Start by selecting any cell within the input data table then, head to the Insert tab on the Ribbon and select the PivotTable option: A Create PivotTable dialogue will appear. We can change some of these options when we get to more advanced Pivot Table training down the line, but for now feel free to leave everything as-is and click the OK button: A new sheet will appear that contains our Pivot Table. Notice that Excel has inserted a blank Pivot Table graphic on the left-hand side of the screen, and opened a new PivotTable Field List dialogue on the right: The PivotTable Field List contains a listing of all of the column headings within the data table we used as an input. We can add any of these column headings to the Report Filter. Column Labels. Row Labels. and Values sections below to generate different types of Pivot Table reports that segment our data different ways. Specifically: Report Filter allows us to filter our output based on the values in one or more fields. Column labels lets us summarize by a particular field across the top of the screen (columns). Row Labels lets us summarize by a particular field down the side of the screen (rows). Values Specifies the column data that wed like to summarize mdash for example, Total price . Thats all a lot to keep track of mdash so lets take a look at a real-life example to get a better handle on what this all means. Suppose that a SnackWorld analyst wants to summarize total sales by customer over the entire period contained within our data table. She could do so by dragging the Customer column to the Row Labels section mdash to indicate that we want each row of our Pivot Table to represent a unique customer mdash and the Total Price column to the Values section mdash to indicate that we want to sum up Total Price by customer. Move the field names around to different sections of the Pivot Table by clicking and dragging with your mouse. Without any formulas or functions, Excel has automatically added up the Total Price column for each of our customers. Weve created an accurate summary table quickly and easily with minimal effort based on a large input data set mdash thats the magic of Pivot Tables There are lots more things we can do with Pivot Tables by moving our columns between the four boxes at the bottom of the screen. For example, by dragging the Quantity column into the Values section alongside Total Price. we can sum both fields at once, segmented by customer. This view shows both total sales dollars and total quantity of goods ordered by customer: We can also drag another field mdash like Item mdash to the Column Labels section of the report to create a two-dimensional summary breaking out total sales by customer and item: Or, we can drag a field to the Report Filter section to filter our output table based on one or more criteria that we specify. In the following example, weve dragged the Item column to the Report Filter box to open up a dialogue that allows us to filter our output based on item type. The power of Pivot Tables is practically limitless mdash they can be used in a massive variety of situations to segment and summarize data. Theyre particularly valuable when calculating a SUM. COUNT. or AVERAGE across a large data set. For more detailed information about how to set up and use Pivot Tables, be sure to check out our in-depth explanation of Pivot Table features . Further reading Advanced formatting Now that youve got a handle on data manipulation in Excel, its time to learn some advanced formatting techniques to polish your spreadsheets mdash making them both beautiful to look at and easy to interpret. The most useful of these features is called Conditional Formatting. Its an Excel tool that allows you to format cells (i. e. change how they look) based on the values that they contain. For example, you could use Conditional Formatting to highlight all cells that contain values over a certain threshold or, you could use it to turn cells that contain larger numbers green and cells that contain smaller numbers red. Lets take a look at a common example of conditional formatting in practice to get a first-hand view of just how useful it is. Take a look at the below spreadsheet, prepared by a SnackWorld analyst. It shows the companys total monthly sales by product category for the year of 2019: The SnackWorld CEO, upon seeing this data, had an important comment: the information is all there, but its very hard to read the chart and identify trends without spending a significant amount of time looking at the numbers. Our analyst could create a chart or graph representing the data, but she wants to preserve it in table form so that exact sales numbers for each category and month can quickly be pulled. Is there an easy way that we could make this data easier to look at while preserving its integrity The answer is conditional formatting. Lets test it out by highlighting our data set mdash excluding the dates on the left-hand side of the chart, because we do not want to format those mdash and clicking the Conditional Formatting button on the Home tab of the Ribbon: A large formatting menu opens up giving us several options: Highlight Cells Rules allow us to highlight particular cells based on the values that they contain. We can specify criteria telling Excel to highlight cells that contain values greater than or less than a certain threshold between two numbers equal to a certain value or string containing a given substring and more. Top Bottom Rules allow us to highlight particular cells that are important relative to other values in our data set. For example, we could highlight the ten largest or smallest cells by value the top or bottom 10 of cells by value or cells containing values greater than or less than the data set average. Data Bars show values relative to the whole data set using a graph-type visual overlay. Color Scales change the background color of cells based on the values that those cells contain on a scale. Color scales use color gradients, with the highest-value cells appearing at one end of the gradient spectrum and the lowest-value cells appearing at the other end. For our analysts purposes, the Color Scales option will work the best to show our data. Lets select it and choose one of the color scales available. The first option, which well choose, highlights the highest-value cells in green, the middle value cells in yellow, and the lowest-value cells in red. When we select this color scale, Excel tints our cells on a spectrum, with the highest values in green and the lowest values in red. Note that the program automatically uses a gradient, making it very easy to tell where our data values fall in the range. To clear conditional formatting, select all formatted cells and look at the Clear Rules menu in the Conditional Formatting dialogue: Those are the basics of conditional formatting, but theres much more to learn. Check out our full conditional formatting tutorial for more information Further reading There you have it: the top ten places to start when youre learning how to use Excel. We hope that this tutorial has been helpful as you start off with this amazing and powerful program. Our website features dozens of free, easy-to-follow courses on how to use Excels formulas, functions, and other features, so be sure to check it out for more information as you learn. And if you have any questions or comments for us, wed love to hear them mdash sound off in the Comments section below. Thanks for coming by Please enable JavaScript to view comments.
No comments:
Post a Comment